Главная > Полезная информация > Где хранить документы и архив компании: требования к помещению и организации хранения

Где хранить документы и архив компании: требования к помещению и организации хранения

Хранение архива компании начинается не с поиска свободной комнаты или аренды склада. Сначала необходимо определить, какие документы входят в архив, сколько времени они должны храниться, кто отвечает за их учёт и как сотрудники будут получать нужные дела.

Если просто собрать документы из разных отделов, подписать коробки названиями подразделений и поставить их на свободные полки, через несколько месяцев возникнут проблемы. Нужный договор придётся искать среди десятков папок, новые документы начнут размещать на случайных местах, а дела с разными сроками хранения окажутся перемешаны.

Правильно организованный архив позволяет:

быстро находить нужные документы;
контролировать выдачу и возврат дел;
защищать бумаги от влаги, света, пыли и повреждений;
разделять документы по срокам и категориям;
своевременно выявлять дела с истёкшими сроками хранения;
не занимать рабочие кабинеты архивными коробками.

При выборе помещения важно учитывать характер документов и применимые требования. Документы постоянного хранения, дела со сроком свыше десяти лет и документы по личному составу могут требовать более строгого режима, чем обычный текущий архив небольшой компании.

Архив начинается с жизненного цикла дела

Архив — это не набор коробок, а система, в которой каждое дело проходит несколько этапов:

Работа с документами завершается.
Определяется их категория и срок хранения.
Документы формируются в дело.
Дело включается в опись.
Ему присваивается архивный адрес.
Оно помещается в коробку и на стеллаж.
При необходимости выдаётся сотруднику.
После использования возвращается на прежнее место.
По окончании срока проводится проверка ценности и оснований для дальнейшего хранения.
Дело передаётся на следующий этап хранения или уничтожается в установленном порядке.

Если хотя бы один этап не контролируется, архив постепенно теряет структуру.

Какие документы входят в архив компании

Состав архива зависит от деятельности организации. Обычно в него входят:

учредительные документы;
приказы и распоряжения;
бухгалтерские документы;
налоговые документы;
договоры и приложения;
кадровые документы;
документы по охране труда;
проектная документация;
технические документы;
переписка по основной деятельности;
акты, накладные и счета;
документы по личному составу;
внутренние регламенты;
отчёты и протоколы.

Эти документы нельзя хранить по одному универсальному правилу. Одни дела нужны только в течение ограниченного периода, другие сохраняются значительно дольше, а отдельные категории могут иметь постоянную ценность.

Срок определяется не по внешнему виду документа и не по его субъективной важности. Нужно учитывать действующие перечни, отраслевые требования, внутреннюю номенклатуру дел и содержание документа.

Как определить сроки хранения

До передачи документов в архив для каждого дела необходимо установить:

вид документа;
подразделение, в котором он создан;
дату завершения;
срок хранения;
основание для установленного срока;
наличие связанных обязательств;
необходимость ограниченного доступа;
дальнейшее действие после окончания срока.

Группа документов	Что проверить	Почему это важно
Бухгалтерские	Вид документа, период и установленный срок	Для разных документов сроки могут отличаться
Кадровые	Относится ли дело к документам по личному составу	Для таких дел может требоваться длительное хранение
Договоры	Завершены ли обязательства, расчёты и споры	Срок нельзя определять только по дате подписания
Учредительные	Действует ли документ, есть ли новая редакция	Некоторые документы сохраняют длительную ценность
Технические	Связан ли документ с действующим объектом	Период хранения зависит от назначения
Переписка	Имеет ли она управленческую или доказательную ценность	Не вся переписка хранится одинаково

Нельзя уничтожать документы только потому, что они больше не используются в ежедневной работе. Сначала необходимо проверить срок хранения и наличие причин для его продления.

Внутренний архив или внешнее хранение

Организация может выбрать одну из нескольких моделей.

Формат	Где находятся документы	Когда подходит	Что учитывать
Архив в офисе	В отдельной комнате, шкафах или выделенной зоне	Документов немного, к ним часто обращаются	Занимает рабочую площадь
Собственное архивохранилище	В специально оборудованном помещении компании	Архив большой и постоянно пополняется	Требуются оборудование и ответственные сотрудники
Специализированное архивное хранение	У архивного оператора	Нужны обработка, описание, выдача или уничтожение	Условия и услуги определяются договором
Отдельный складской бокс	В арендуемом помещении	Компания самостоятельно ведёт архив	Нужно отдельно проверить пригодность помещения

Специализированный архивный оператор может не только хранить документы, но и выполнять дополнительные операции: описывать дела, оцифровывать, доставлять, выдавать и уничтожать их.

При аренде обычного бокса компания, как правило, самостоятельно организует:

упаковку;
маркировку;
учёт;
размещение;
поиск;
выдачу;
возврат;
контроль сроков хранения.

Поэтому складской бокс нельзя автоматически считать полноценным архивохранилищем.

Когда обычный складской бокс может не подойти

Перед арендой необходимо определить статус документов.

Простого складского помещения может быть недостаточно, если:

хранятся документы Архивного фонда;
есть документы постоянного хранения;
имеются дела со сроком хранения свыше десяти лет;
архив включает документы по личному составу;
требуется специальный температурно-влажностный режим;
документы содержат особо ценные сведения;
необходим постоянный архивный сотрудник;
к делам ежедневно обращается большое количество сотрудников;
действуют специальные отраслевые требования;
хранятся секретные или особо конфиденциальные материалы.

В таких случаях требования следует уточнять отдельно с учётом категории архива и действующих нормативных документов.

Каким должно быть помещение для архива

Помещение оценивают не только по площади. Основные риски для бумажных документов — вода, сырость, свет, огонь, пыль, вредители и неконтролируемый доступ.

Защита от воды и сырости

Бумага быстро впитывает влагу. Намокшие документы могут деформироваться, слипнуться или покрыться плесенью.

Перед размещением архива проверьте:

нет ли протечек;
не затапливается ли помещение;
отсутствует ли конденсат;
нет ли сырости на стенах;
не проходят ли рядом потенциально опасные коммуникации;
не стоят ли коробки непосредственно на полу;
не попадает ли вода во время уборки.

Даже небольшая протечка может повредить несколько коробок, если они установлены плотной стопкой.

Температура и влажность

Для архивных документов важны стабильные условия без резких колебаний.

Точные показатели зависят от категории документов и применимых правил. Для профессионального архивохранилища режим должен определяться нормативными требованиями и контролироваться.

При выборе помещения следует исключить:

промерзание;
постоянный перегрев;
резкие сезонные перепады;
сырость;
расположение возле батарей и обогревателей;
скопление конденсата.

Нельзя ориентироваться только на субъективное ощущение, что помещение «вроде сухое».

Защита от света

Прямой солнечный свет может привести к выцветанию текста, повреждению бумаги и нагреву коробок.

Для защиты используют:

закрытые архивные коробки;
шкафы;
правильное расположение стеллажей;
жалюзи или другие средства защиты окон;
ограниченное использование постоянного яркого освещения.

Документы не должны длительно находиться под прямыми лучами.

Вентиляция и чистота

Архивное помещение должно быть:

сухим;
чистым;
проветриваемым;
защищённым от пыли;
без плесени;
без насекомых;
без грызунов;
без резких запахов;
без строительных загрязнений.

Не следует совмещать архив с хранением старой мебели, влажного инвентаря, лакокрасочных материалов и хозяйственной химии.

Пожарная безопасность

Для архива особенно важно:

не перекрывать проходы;
не использовать рядом открытый огонь;
не устанавливать бытовые обогреватели возле коробок;
следить за исправностью электрики;
соблюдать правила конкретного объекта;
обеспечить предусмотренные средства обнаружения и тушения пожара.

Проектирование противопожарной защиты зависит от типа помещения и объекта. Универсальной схемы для любого архива нет.

Ограничение доступа

Компания должна заранее определить:

кто отвечает за архив;
кто имеет ключи;
кто может получать документы;
как фиксируются посещения;
кто контролирует конфиденциальные дела;
как оформляется выдача;
где хранятся персональные данные.

Свободный доступ всех сотрудников к архивным коробкам повышает риск потери и нарушения порядка.

Почему архивные коробки нельзя ставить на пол

Размещение на полу создаёт сразу несколько рисков:

повреждение при протечке;
намокание во время уборки;
загрязнение;
деформация нижних коробок;
повреждение насекомыми;
сложность осмотра;
невозможность нормально контролировать состояние помещения.

Коробки следует размещать на устойчивых стеллажах или в шкафах.

Не нужно создавать высокие неустойчивые стопки. Даже прочная коробка со временем деформируется под постоянным весом.

Как выбрать архивные стеллажи

Стеллажи должны соответствовать объёму и массе документов.

Основные критерии:

устойчивость;
допустимая нагрузка;
ровные полки;
отсутствие острых краёв;
возможность закрепления;
удобный доступ;
понятная нумерация;
соответствие размерам коробок;
свободные проходы;
отсутствие перекоса.

Случайная бытовая мебель не всегда рассчитана на вес большого количества документов.

Нельзя перегружать верхние полки или ставить тяжёлые коробки так, чтобы их было опасно снимать.

Какими должны быть архивные коробки

Коробки должны:

подходить по формату документов;
сохранять форму;
закрываться;
защищать от пыли и света;
иметь место для маркировки;
не быть переполненными;
позволять безопасно извлекать дела.

Не стоит использовать:

влажные коробки;
упаковку из-под продуктов;
порванную тару;
коробки со следами плесени;
чрезмерно большие ёмкости;
упаковку без маркировки.

Слишком тяжёлая коробка неудобна для переноски и повышает риск повреждения документов.

Не храните документы россыпью

Организация архива строится по уровням:

Документ → дело → коробка → полка → стеллаж → помещение.

У каждого уровня должно быть обозначение.

Отдельные листы нельзя просто складывать в коробки без формирования дел. Это затрудняет поиск, повышает риск утраты и нарушает порядок учёта.

Документы формируют в дела по номенклатуре и правилам делопроизводства организации.

Система архивных адресов

Каждому делу нужно присвоить постоянный адрес.

Например:

АР-02-С04-П03-К12-Д07

Здесь:

АР-02 — архивное помещение или зона;
С04 — номер стеллажа;
П03 — номер полки;
К12 — номер коробки;
Д07 — номер дела.

Такой адрес указывают:

на коробке;
на стеллаже;
в описи;
в электронном реестре;
в карточке выдачи;
в документах при перемещении архива.

Главное правило: адрес на физическом носителе должен полностью совпадать с записью в системе.

Если коробку перенесли на другую полку, реестр необходимо обновить сразу.

Что указывать на архивной коробке

На внешней стороне коробки можно указать:

подразделение;
категорию документов;
годы;
номера дел;
номер описи;
архивный адрес;
дату передачи;
ответственного;
отметку об ограниченном доступе;
срок хранения согласно номенклатуре.

Пример маркировки:

Бухгалтерия. Акты и накладные. 2024 год. Дела № 15–28. Опись № 3. Коробка К-017. Срок хранения — согласно номенклатуре дел.

На коробке не следует размещать избыточные персональные данные, если надпись могут увидеть посторонние.

Как вести реестр архива

Для небольшого объёма подойдёт электронная таблица. Крупному архиву может потребоваться специализированная система.

В реестре желательно предусмотреть поля:

индекс дела;
название;
подразделение;
крайние даты;
количество томов;
срок хранения;
основание;
номер описи;
архивный адрес;
статус;
дата выдачи;
получатель;
срок возврата;
дата фактического возврата;
примечание.

Индекс	Название дела	Год	Срок	Архивный адрес	Статус
БУХ-04-2024	Акты с поставщиками	2024	По номенклатуре	АР-02-С03-П02-К11	На хранении
КД-07-2023	Приказы по личному составу	2023	По перечню	АР-02-С05-П01-К22	Выдано

В реестре не нужно указывать вымышленные или приблизительные сроки. Они должны соответствовать действующей системе учёта компании.

Как принимать документы в архив

Передача из подразделения должна проходить по установленному порядку.

Подразделение завершает формирование дел.
Проверяется комплектность.
Уточняются названия и даты.
Определяется срок хранения.
Составляется или проверяется опись.
Дела передаются ответственному за архив.
Каждому делу назначается адрес.
Документы помещаются в коробки.
Реестр обновляется.
Передача подтверждается ответственными сотрудниками.

Нельзя принимать в архив пакеты, папки и коробки с надписями «разное», «старые документы» или «на всякий случай».

Как распределить дела внутри архива

Организация может выбрать разные принципы:

по подразделениям;
по годам;
по категориям;
по срокам хранения;
по уровню доступа;
по частоте использования.

Практичной может быть комбинированная схема:

Сначала документы разделяют по крупным категориям.
Внутри категорий — по подразделениям.
Затем — по годам.
После этого — по номерам дел.

Не следует смешивать документы постоянного, длительного и кратковременного хранения без понятной системы.

Конфиденциальные дела лучше размещать в отдельной контролируемой зоне.

Активный и закрытый архив

Полезно разделить документы по частоте обращения.

Активный архив

Это дела, которые сотрудники запрашивают регулярно.

Их размещают:

ближе ко входу;
на доступной высоте;
в легко открываемых коробках;
рядом с зоной выдачи;
с особенно точным контролем перемещений.

Закрытый архив

Сюда относятся дела, которые редко используются, но срок хранения ещё не закончился.

Их можно размещать дальше от входа, сохраняя адресную систему и возможность проверки.

Со временем дело может перейти из активной зоны в закрытую. Любое перемещение необходимо отражать в реестре.

Как организовать выдачу документов

Выдача должна фиксироваться.

Для каждого дела записывают:

кто его запросил;
дату выдачи;
основание;
архивный адрес;
количество томов;
состояние;
срок возврата;
дату фактического возврата.

На месте выданного дела можно оставить карту-заместитель. Она показывает, кто и когда забрал документы.

После возврата дело должно быть помещено строго на прежний адрес, если в реестре не зарегистрировано перемещение.

Почему нельзя выдавать коробку целиком

Если сотруднику требуется один договор или одно дело, не следует передавать всю коробку.

Это создаёт риски:

одновременно теряется несколько дел;
нарушается порядок;
документы смешиваются;
коробку возвращают на другое место;
сложно установить ответственного;
часть документов может остаться в кабинете.

Выдавать лучше конкретное дело или отдельный том с обязательной регистрацией.

Персональные и конфиденциальные документы

Для таких документов нужен усиленный контроль.

Организационные меры могут включать:

ограниченный круг сотрудников;
отдельный реестр;
закрывающиеся шкафы;
контролируемую зону;
фиксацию выдачи;
правила копирования;
запрет свободного фотографирования;
безопасную передачу;
контролируемое уничтожение.

Не следует писать на внешней стороне коробок лишние персональные сведения.

Точные требования зависят от состава документов и законодательства, применимого к организации.

Что нельзя хранить рядом с архивом

Архивную зону следует отделить от хозяйственного хранения.

Рядом не должны находиться:

открытые жидкости;
бытовая химия;
краски;
растворители;
продукты;
влажный текстиль;
строительные материалы;
оборудование, создающее пыль;
нагревательные приборы;
тяжёлые предметы над коробками;
имущество, перекрывающее доступ.

Особенно опасно соседство с ёмкостями, которые могут протечь.

Как проверять состояние архива

Периодически следует контролировать:

отсутствие протечек;
состояние стен и пола;
температуру и влажность, если требуется контроль;
целостность коробок;
наличие пыли;
появление плесени;
следы насекомых;
устойчивость стеллажей;
свободные проходы;
совпадение адресов с реестром;
просроченные выдачи;
наличие документов с истёкшими сроками;
свободное место для новых поступлений.

Периодичность зависит от внутреннего регламента и категории документов.

Что делать после окончания срока хранения

Документы нельзя просто выбросить после наступления даты в таблице.

Нужно:

Повторно проверить срок.
Убедиться, что он определён правильно.
Провести экспертизу ценности в установленном порядке.
Проверить наличие незавершённых споров, проверок и иных оснований для продления.
Оформить необходимые документы.
Отобрать дела к уничтожению.
Организовать безопасное уничтожение.
Обновить реестр.
Освободить архивный адрес.

Процедура зависит от статуса организации и вида документов. Для отдельных категорий могут действовать дополнительные требования.

Как подготовить архив к переезду

Перемещение архива без описи создаёт высокий риск утраты.

Порядок действий:

Проведите инвентаризацию.
Сверьте коробки с реестром.
Закройте просроченные выдачи.
Выделите документы, прошедшие установленную процедуру уничтожения.
Проверьте состояние коробок.
Присвойте каждой коробке номер.
Составьте порядок погрузки.
Разделите коробки по зонам.
Зафиксируйте количество мест.
На новом месте расставьте по заранее подготовленной схеме.
Проведите повторную сверку.
Обновите архивные адреса.

Коробки нельзя перевозить без маркировки или смешивать с обычным офисным имуществом.

Как рассчитать необходимую площадь

Для архива недостаточно посчитать текущее количество коробок.

Нужно учесть:

существующий объём;
ежегодное пополнение;
сроки хранения;
количество дел, которые будут выбывать;
размеры стеллажей;
проходы;
активную зону;
закрытый архив;
место для приёмки;
резерв;
отдельную зону для конфиденциальных документов.

Если помещение заполнено полностью, новые дела начнут ставить в проходах и на случайных полках.

Поэтому при расчёте нужно учитывать не только хранение, но и дальнейший рост архива.

Практический пример

Небольшая компания хранит:

бухгалтерские документы;
договоры с клиентами;
кадровые дела;
приказы;
техническую документацию;
переписку по проектам.

Коробки и папки находятся в трёх кабинетах. Сотрудники не могут быстро найти старые акты и договоры.

Компания организует архив следующим образом:

Назначает ответственного сотрудника.
Собирает сведения обо всех местах хранения.
Разделяет документы по категориям.
Проверяет сроки хранения.
Формирует завершённые документы в дела.
Создаёт описи.
Делит архив на активную и закрытую зоны.
Нумерует стеллажи, полки и коробки.
Присваивает каждому делу адрес.
Создаёт электронный реестр.
Вводит журнал выдачи.
Размещает конфиденциальные дела отдельно.
Выделяет документы с истёкшими сроками для дальнейшей проверки.
Принимает новые дела только по описи.

После этого сотрудник ищет договор не по всем кабинетам, а по записи в реестре, например:

АР-01-С02-П03-К08-Д04.

План организации архива за шесть этапов

Этап 1. Инвентаризация

найдите все места хранения;
составьте список документов;
выявите коробки без маркировки;
определите ответственных;
зафиксируйте текущий объём.

Этап 2. Классификация

разделите документы по видам;
проверьте сроки;
сформируйте дела;
отделите конфиденциальные материалы;
выявите документы с особым режимом.

Этап 3. Проектирование

выберите помещение;
рассчитайте количество стеллажей;
определите зоны;
предусмотрите проходы;
разработайте систему адресов.

Этап 4. Упаковка

подготовьте архивные коробки;
нанесите маркировку;
проверьте описи;
исключите переполнение;
замените повреждённую тару.

Этап 5. Размещение

расставьте коробки;
внесите адреса в реестр;
проверьте доступ;
отделите активную зону;
сфотографируйте схему.

Этап 6. Регламент

утвердите порядок передачи;
определите правила выдачи;
контролируйте возвраты;
проверяйте состояние;
отслеживайте сроки;
планируйте новые поступления.

Распространённые ошибки

При организации архива часто допускают следующие ошибки:

хранят документы в разных кабинетах;
используют коробки без маркировки;
смешивают разные сроки хранения;
не составляют описи;
ставят коробки на пол;
перегружают стеллажи;
перекрывают проходы;
размещают документы рядом с водой и химией;
выдают дела без регистрации;
передают сотрудникам коробки целиком;
возвращают документы на случайное место;
размещают новые поступления без адреса;
указывают на упаковке лишние персональные данные;
уничтожают документы только по истечении даты;
не учитывают ежегодное пополнение;
считают любое складское помещение подходящим;
смешивают обычный архив с документами особой категории.

Итоговый чек-лист

Перед размещением архива проверьте:

назначен ответственный;
определён состав документов;
проверены сроки хранения;
документы сформированы в дела;
подготовлены описи;
выбран формат хранения;
проверены требования к помещению;
нет протечек;
отсутствует сырость;
архив защищён от солнца;
стеллажи устойчивы;
коробки не стоят на полу;
проходы свободны;
архив отделён от хозяйственных вещей;
разработана система адресов;
коробки промаркированы;
создан электронный реестр;
выдача документов фиксируется;
конфиденциальные дела защищены;
проводится проверка состояния;
контролируются истёкшие сроки;
предусмотрено место для новых поступлений.

Итоги

Хранение архива компании нельзя организовать только с помощью свободного помещения и подписанных коробок.

Сначала нужно определить состав документов и сроки хранения, сформировать дела, подготовить описи и создать единый реестр. После этого можно выбирать помещение, стеллажи и схему размещения.

Архив должен быть защищён от воды, сырости, света, пыли, пожара, механических повреждений и неконтролируемого доступа. Каждому делу необходимо присвоить адрес, а выдачу и возврат фиксировать.

Отдельный бокс сервиса «Расклад» можно рассмотреть для самостоятельного хранения части корпоративного архива, если условия помещения соответствуют категории документов и внутренним требованиям организации. Перед размещением необходимо уточнить характеристики объекта, режим доступа и допустимые условия использования.